El control de stocks en farmacias y droguerías es la forma de ofrecer un buen servicio a tus clientes y mejorar la rentabilidad comercial, ya que también te ayuda a comprar de forma más inteligente. ¿Quieres saber más sobre el tema? ¡Ven a leer el artículo completo!
Si eres el responsable de administrar una droguería o farmacia, ya sabes que el control de stock es muy importante para asegurar el volumen de ventas y también contener los gastos de reposición.
Un buen control de stock en farmacias y droguerías significa, entre otras cosas, desarrollar una buena gestión de almacenamiento, asegurando que no haya escasez de medicamentos y no queden productos en los estantes.
Para que esto suceda, es necesario conocer bien los desafíos y las mejores prácticas para que este control sea siempre preciso y eficiente. Consulta la información que hemos separado para ayudarte en esta tarea:
¿Cuáles son los principales retos a los que se enfrenta el control de inventarios en farmacias y droguerías?
Primero, recordemos que hay dos problemas que pueden ocurrir si no se realiza el control de stock de farmacia o si este control no se realiza correctamente:
1. No tener productos para vender.
2. Acumule una gran cantidad de artículos detenidos en stock.
Así, podemos decir que el primer desafío o medida a tomar para tener una política de control de stock en su farmacia o droguería es mantener la organización en el lugar de almacenamiento. Esto facilitará la ubicación de los artículos disponibles y evitará que los productos que necesitan un almacenamiento especial se dañen o se vuelvan inútiles porque están fuera de su alcance o debido a la falta de manipulación y almacenamiento adecuados.
Hacer un stock periódicamente es el segundo desafío, ya que es otro paso importante para mantener el stock bajo control. Una de las modalidades de inventario que funciona muy bien para farmacias y droguerías es el inventario de stock rotativo.
Este tipo de recuento se puede realizar varias veces durante un período, realizándose con mayor o menor frecuencia en función del tamaño del stock u otras particularidades. El inventario rotativo le permite realizar un seguimiento de las cantidades, las fechas de vencimiento y otra información importante para mantener actualizada la información de stock.
El tercer desafío es planificar las compras de acuerdo con las cantidades requeridas de cada artículo. Después de todo, la demanda varía de un producto a otro y mantener estas métricas actualizadas es la única forma de conocer con precisión estos números. Para facilitar esta tarea, puede confiar en los informes emitidos sobre inventarios rotativos, ya que deben reflejar la realidad de su stock actual.
Es importante recordar que los productos farmacéuticos son perecederos o tienen una vida útil corta. Por lo tanto, tener una buena planificación de compras es fundamental.
Buenas prácticas para controlar el stock de farmacias y droguerías
Además de los desafíos y la importancia de mantener un control de stocks bien ajustado en farmacias y droguerías, también es necesario considerar qué prácticas deben llevarse a cabo para tener stocks como impulsores de las ganancias de su negocio.
Mira cuáles son:
1. Supervisar vencimientos y lotes
De esta manera, es posible reducir el riesgo de pérdida de producto debido a la fecha de vencimiento desactualizada.
2. Seguimiento de la entrada de productos
La recepción es un paso importante en el control de stock. Esta gestión comienza con el seguimiento del producto en stock desde su llegada a la tienda. En este punto, es necesario considerar la clasificación del proveedor. Supervise la integridad de los paquetes y las cajas, y registre la diversidad de los lotes.
Al fin y al cabo, errores en la entrega y en el proceso logístico pueden hacer que tu farmacia se quede sin productos o que distintos lotes de un mismo producto se sometan al mismo tratamiento, sin tener en cuenta particularidades delicadas, como las fechas de caducidad.
El hecho es que la gestión sistémica hace que un paso interfiera con la productividad del otro.
Pero si todos los procesos se siguen con el registro y el cuidado adecuados, es posible diagnosticar en qué punto puede haber ocurrido alguna falla. Esto ayuda a comprender y mejorar los procesos.
La entrada de mercancías se suele realizar manualmente. Y el primer paso es certificar que las cantidades y productos resaltados en la nota corresponden a lo entregado por el proveedor.
Con un sistema que tiene la funcionalidad de verificar automáticamente el stock, el proceso de registro y verificación de la mercancía recibida es mucho más ágil y eficiente.
3. Enumere los medicamentos con la producción más baja y más alta
¿De qué sirve almacenar medicamentos que no tienen salida?
¿O invertir en algunos productos que tienden a tener una mayor demanda?
Sin saber el stock de la farmacia, se corre el riesgo de adquirir una cantidad insuficiente o innecesaria de algunos productos, generando consecuencias para su cajero.
Por ello, en la encuesta de tus indicadores, incluye también alguna otra información importante, como el plazo para que el proveedor realice la entrega después de realizado el pedido.
Además de los artículos vendidos, es importante inspeccionar el stock de otros artículos que no están medicados, pero que también son esenciales para el almacenamiento y conservación de los productos. Por ejemplo:
- Paletas
- Estantería
- Refrigeradores
4. Verifique periódicamente el stock
Coordinar el stock de cerca es otra operación importante.
Idealmente, esta verificación debería realizarse periódicamente para mantener actualizados todos los procesos relacionados con la gestión de la farmacia o droguería.
Esta actitud puede evitar algunos problemas futuros que puedan surgir en efectivo y, por tanto, reducir la posibilidad de que se produzcan pérdidas al final del período.
La realización de inventarios rotativos permite asegurar que los productos de mayor rotación, por ejemplo, no se estén agotando.
Además, es importante recordar que los medicamentos controlados (vendidos solo con retención de prescripción) deben ser monitoreados aún más rigurosamente, ya que ANVISA realiza un monitoreo diferenciado de estos productos.
5. Utilizar herramientas que faciliten la gestión
Invertir en la automatización de procesos es una buena forma de evitar una recopilación de datos inexacta, ya que algunas herramientas, como las aplicaciones y el software, facilitan la ejecución de estas actividades.
El uso de hojas de cálculo o el control manual pueden ser acciones que den una impresión de economía. Sin embargo, no son la mejor opción para controlar el stock de farmacias y droguerías.
Cuando analizamos los márgenes de error de los controles manuales y los desperdicios y pérdidas resultantes de este tipo de acciones, rápidamente podemos ver que la mejor forma de hacer un control de stock eficiente en farmacias y droguerías es utilizar un sistema adecuado para tal fin.
Proporcionar un software que optimice la actividad de gestión de indicadores y cuente de forma automática y fiable es la forma de obtener datos reales que servirán de base para la toma de decisiones estratégicas.
Controlar el stock de tu farmacia o droguería es sinónimo de economía y tranquilidad para gestionar esta y otras áreas del negocio.
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